Il system thinking non fa per me. O forse si?

Approccio sistemico o pensiero sistemico: parole parole parole. Eppure racchiudono un piccolo, potente, nocciolo di significato: se conosco dove sto andando e perché, la strada per arrivarci sarà più bella, rapida e precisa.

Immaginatevi di viaggiare senza una meta precisa: è affascinante, ma può andare bene se avete mesi di vacanze e fondi illimitati. Cosa succede se viaggiate senza un minimo di pianificazione? Vedrete quello che vi capiterà e non necessariamente quello che c’è di più interessante per voi. Può anche essere divertente, certo, ma per una esperienza singola.

Nel lavoro, soprattutto se fate una professione particolare che lascia molto tempo alla organizzazione personale, l’assenza di un chiaro piano vi può portare fuoristrada di molti chilometri. E, alle volte, può mettere a repentaglio il raggiungimento della meta e la riuscita stessa del vostro lavoro.

Io ho sperimentato questo vagare incerto durante il dottorato di ricerca. Ad un certo punto mi sono ritrovata davvero in una “selva oscura” da cui non è stato facile uscire. Ero ad un bivio: o abbandonavo o trovavo un sistema per tornare sulla strada. Ho scelto il secondo, perché per caso, un giorno, mi sono imbattuta in alcune bussole: alcuni canali YouTube e alcuni libri (prevalentemente stranieri) sulla produttività mi hanno riportato sulla strada, aprendomi un mondo vasto di potenziali miglioramenti.

Da lì, nel corso degli anni successivi, ho messo a punto un mio personale sistema che vedo e utilizzo ogni giorno come una bussola d’oro che mi indica la via. Badate bene: non parlo di diventare stakanovisti, al contrario. Amo il mio personale sistema perché mi permette di coltivare anche le mie passioni: la lettura prima di tutto, questo blog, un rapporto con la natura che prima credevo di non aver tempo di coltivare e, infine, un rapporto più sano e di qualità con la mia famiglia.

Vi sembra impossibile? Vi assicuro che non lo è. Certo, non è sempre facile e qualche volta la strada la smarrisco ancora. Ma in generale quando succede sono consapevole che si tratta solo di brevi deviazioni dal percorso e ho una mappa per riportarmi indietro.

Passo dopo passo: tra obiettivi e diari

Il sistema si compone di quattro macro sezioni: Azioni, Riflessioni, Note e Informazioni a cui si aggiunge una sezione trasversale che contiene gli strumenti operativi digitali e analogici.

Azioni: è il punto di partenza e a cui dedicherò la prima parte di questa serie. È la parte più operativa in termini di pianificazione e organizzazione. Partiremo da rivedere il passato, definire degli scenari e i valori su cui ci basiamo nella nostra vita e nel nostro lavoro. Questa sembra una parte piuttosto noiosa ma, credetemi, è importante per avere il sistema di fondazioni dell’architettura. Senza quello l’edificio non può stare in piedi. Passeremo quindi a identificare i nostri obiettivi, i nostri ambiti di intervento. Capiremo come definire progetti specifici dagli ambiti di intervento e, da questi, attività azionabili da spalmare nell’agenda quotidiana, settimanale e mensile.

Riflessioni: è il punto che ci si dimentica più facilmente. Ma io vi propongo una versione ridotta rispetto a quella più comune e che è in genere composta da molteplici momenti di riflessione quotidiani, settimanali, eccetera. Io non ho mai molto tempo da dedicargli, allora li ho ridotti all’osso. Saranno solo mensili, trimestrali e annuali. Il sistema deve essere di supporto non diventare la priorità assoluta. Detto questo, riflettere periodicamente su come stanno andando le cose, se ci sono nuovi obiettivi all’orizzonte oppure se ci sono passaggi da modificare è importante affinché il sistema sia sempre al nostro servizio.

Note e informazioni sono due categorie davvero belle, a mio parere. La prima vi mostrerà perché è importante avere un diario della ricerca (o dello studio) costruito come note di campo brevi e concise, non come un diario dei ricordi! Vi spiegherò perché vi sarà utile e perché non potrete più farne a meno. La sezione informazioni è quella comunemente chiamata “second brain”, secondo cervello. È dove raccoglierete in modo utile e facilmente consultabile tutto il materiale che consultate o che potrebbe tornarvi utile: libri, articoli, notizie, registrazioni, insomma tutto quello che utilizzate per svolgere il vostro lavoro o le vostre passioni.

Sembra tanto lavoro? È più facile farlo! Non preoccupatevi perché per quasi ogni sezione vi condividerò gratuitamente del materiale operativo da utilizzare: template stampabili, pagine di Notion, esempi di Evernote, tutto quello che uso io vi verrà fornito come template da compilare.

Prima di lasciarci, un primo passo operativo di vitale importanza: 10 regole d’oro che ho adottato per sopravvivere in questo mondo.

Le 10 mie regole per sopravvivere: utili se siete ricercatori, studenti, dottorandi, docenti o freelance

1. Is ok not to be ok : va bene non essere sempre produttivi e pienamente in forma. Piccole forme di noia e procrastinazione fanno bene alla produttività: prendetevi dello spazio per pensare, per guardare video, per leggere un libro. State solo attenti a non passarci 6 ore
2. Non sovraccaricatevi di lavoro, non fa bene all’autostima e vi porta poco alla volta a bruciarvi. Meglio poche cose al giorno fatte che una lista infinita da riprendere per più giorni consecutivi.
3. Fate ricerca su un tema che vi appassiona oppure, se non potete, inserite le vostre passioni nel vostro tema di ricerca (o lavoro)
4. Fate sempre ricerca, anche solo per 30 minuti (o studio o freelancing): non lasciate mai che i compiti amministrativi (o la procrastinazione) prevalgano per più di 2 giorni consecutivi. Eccetto i periodi di ferie, ovviamente.
5. Siate chiari con voi stessi sui vostri (i vostri) obiettivi. Che vuol dire anche imparare a dire di no.
6. Imparate a riconoscere le priorità (in generale, non solo quelle lavorative).
7. Stick to it: prima di modificare un nuovo sistema di organizzazione provatelo per un po’.
8. Siate empatici nello studio e sul lavoro sempre. Alla lunga paga.
9. Mirate alla qualità ma anche alla flessibilità.
10. Ogni periodo dell’anno ha le sue priorità: è inutile condensare 10 esami ad Agosto quando va caldo e dovreste godervi un po’ di riposo!

Infine (se sono 10 l’undicesimo punto ci vuole sempre), forse il consiglio principale: cambiare rotta, abbandonare un corso, rinunciare ad un percorso non è sintomo di fallimento ma solo di cambiamento. Solo gli sciocchi non cambiano mai e non sbagliano mai! Non sentitevi falliti, nel senso negativo del termine, se avete incontrato o decidete di cambiare radicalmente il vostro percorso. È spesso sintomo di grande coraggio e intraprendenza, poiché è molto più facile stare fermi nella stessa posizione per un tempo indefinito! Non siete soli. Abbiate coraggio. Siate gentili con voi stessi.

Next step

Per la prossima volta potete iniziare scaricando lo schema del sistema qui sotto. Vi suggerisco anche di preparare una cartella sul vostro computer dove inserirete i vari template che vi fornirò mano a mano.

Intanto che aspettate, date un’occhiata alla mia ultima recensione della duologia di Leigh Bardugo ambientata nell’universo Grisha. Oppure all’ultimo libro della serie dell’Attraversaspecchi di Christelle Dabos. Se anche a voi piacciono i fantasy, trovate qui la recensione.

Se invece il fantasy non fa per voi che ne dite di un classico del Novecento? Oppure, se siete in vena di qualcosa di impegnativo vi consiglio questo saggio.